Документальное оформление расхода производственных запасов

Документальное оформление материально-производственных запасов

Документальное оформление материально-производственных запасов создает определяющий момент в соблюдении требований законодательства по бухгалтерскому учету активов. Главной задачей учета материально-производственных запасов (МПЗ) является своевременное отражение в учете их движения, достоверное оформление поступления и выбытия.

Документальное оформление материально-производственных запасов — основные моменты

Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В методических указаниях установлен порядок постановки учета запасов в организациях (кроме кредитных и бюджетных учреждений). Согласно указаниям организации могут принять внутренние положения по документальному оформлению материально-производственных запасов, разработать собственные инструкции, а также формы первичных документов.

Вся первичка на документальное оформление поступления и расхода материальных запасов должна обеспечить надлежащий контроль над поступлением, отпуском, выбытием, перемещением запасов организации. Необходимо установить перечень должностных лиц организации, ответственных за получение и отпуск материально-производственных запасов, а также имеющих право подписи первичных документов.

Своевременное правильное документальное оформление движения материально-производственных запасов позволит организации вывести достоверную фактическую себестоимость МПЗ, осуществить надлежащий контроль над их сохранностью. Налаженный учет запасов имеет огромное значение, например, для обеспечения бесперебойного выпуска продукции или оказания услуг, выполнения работ, при которых необходимо владеть оперативными данными о наличии остатков сырья и материалов.

Документальное оформление движения производственных запасов должно обеспечивать непрерывное отражение движения запасов, позволить вести количественный учет. Организация имеет право использовать унифицированные формы документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, отраслевые формы, принятые федеральными органами исполнительной власти, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, определенные законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дату;
  • наименование организации, оформившей документ;
  • содержание хозяйственного факта;
  • натуральный и (или) денежный измеритель с указанием единицы измерения;
  • должности лиц, совершивших сделку, их подписи с расшифровкой.

Как оформляется поступление запасов, их внутреннее движение

При поступлении материала от поставщика вместе с товаром в организацию поступают товаросопроводительные документы: товарные накладные, требования-поручения, товарно-транспортные накладные, сертификаты, качественные удостоверения и др.

Документальное оформление поступления материально-производственных запасов происходит путем заполнения приходного ордера формы № М-4, либо на документ поставщика ставится оттиск штампа, заменяющего заполнение приходного ордера и содержащего все его реквизиты.

Форму М-4 скачайте на сайте.

Если при приемке материалов обнаружены расхождения по количеству, ассортименту, качеству и другим данным по документам, специальная комиссия должна составить акт по форме М-7. Форму М-7 скачайте на сайте.

При закупке материала подотчетным лицом оприходование запаса проводится в общеустановленном порядке.

На склад может поступить и собственная продукция, предназначенная для внутреннего потребления, также могут поступать возвратные отходы, материалы, полученные после демонтажа основных средств. Такой приход материала, а также передача между подразделениями оформляются накладными на внутреннее перемещение по типовой межотраслевой форме М-11. Правила ее заполнения изучите в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Как осуществляется документальное оформление поступления и расхода материальных запасов на складе

Отпуск материала в производство обычно производится на основании утвержденных лимитов. При отпуске материалов со склада в собственные подразделения оформляются лимитно-заборные карты (форма № М-8), требование-накладная (№ М-11), накладная (№ М-15).

Лимитно-заборные карты используются, когда одни и те же материалы систематически отпускаются в производство. Также целью их применения является осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов.

Бланк лимитно-заборных карт формы М-8 скачайте на сайте.

Форма № М-15 применяется при передаче МПЗ в территориально отдаленные подразделения организации.

Бланк формы М-15 и порядок его заполнения посмотрите в статье «Унифицированная форма № М-15 — бланк и образец».

На основании поступивших первичных документов в местах хранения запасов материально ответственное лицо ведет их количественный учет в карточках складского учета, а при небольшом количестве номенклатуры карточки можно заменить книгой складского учета. Их формы и образец заполнения посмотрите в статьях:

Переданные в эксплуатацию материальные ценности со временем теряют свои качества. Например, такие МПЗ, как инвентарь, инструмент, по истечении срока службы подлежат списанию с учета. Для этого составляется акт, форму которого можно найти в статье «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

При документальном оформлении поступления и расхода производственных запасов следует соблюдать требования законодательства, особенно в части наличия в документации всех обязательных реквизитов. Система учета МПЗ должна быть организована так, чтобы обеспечивалось своевременное, достоверное и полное отражение материальных ценностей на бухсчетах, была возможность вести надлежащий контроль за их движением.

Документальное оформление расхода производственных запасов

53. Документальное оформление материально-производственных запасов

Операции по движению материально-производственных запасов оформляются первичными учетными документами.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другие аналогичные договоры организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы и сопроводительные документы.

Доверенность (формы М-2 или М-2а) на получение материалов и соответствующие документы выдаются уполномоченному лицу для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации). Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами путем составления Приходного ордера (форма № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее Актом о приемке материалов (форма № М-7). Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

На отпуск запасов в производство составляют Лимитно-заборную карту (форма № М-8) и Требование-накладную (форма № М-11).

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц.

При небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При отпуске материальных ценностей составляется Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

В Карточке учета материалов (форма № М-17) отражаются данные по приходу, расходу и остаткам материально-производственных запасов.

Оприходование запасов, поступивших при разборке и демонтаже зданий и сооружений, осуществляется на основании Акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Документальное оформление расхода производственных запасов

Первичные документы по поступлению и расходу производ­ственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движени­ем, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщатель­но оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за со­блюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств собственного производ­ства.

Контроль за выполнением плана материально-технического обес­печения по договорам, своевременностью поступления и оприходо­вания материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограм­мы) оперативного учета выполнения договоров поставки.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие коли­чества и качества материала данным счета поставщика.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материа­лы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учиты­ваются одновременно в двух единицах измерения.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, от­ходов производства и др. оформляют одно- или многострочными тре­бованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в каче­стве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разбор­ке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях тор­говли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и пра­вильного документального его оформления организации осуществля­ют соответствующие организационные мероприятия. Важным усло­вием контроля за рациональным использованием материалов, напри­мер, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе дан­ных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Порядок документального оформления отпуска материалов зави­сит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж­ды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установлен­ного лимита.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск офор­мляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя — у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам сво­ей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад­ными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает от­дел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпуска­ются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно ис­пользовать карточки учета материалов.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специ­альными документами.

Документальное оформление поступления и расхода производственных запасов

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы.

Доверенность (ф. № М-2 и № М – 2а) – составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

Приходный ордер (ф. № М — 4) – используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад в заранее пронумерованном виде.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) оформляется в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах. Утверждается акт руководителем организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета, другой – в отдел снабжения.

Лимитно-заборная карта (ф.№ М-8) для учета отпуска со склада сырья, материалов. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр – потребителю материалов, другой – складу.

Требование-накладная (ф.№ М -11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов. Составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф.№ М-11).

Карточка учета материалов (ф.№ М — 17) служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту. Карточки являются документом строгой отчетности. Материально ответственное лицо производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении.

Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Материальные ценности поступают в организации от поставщиков на основании заключенных договоров поставки и сопроводительных документов (счета-фактуры, накладные и др.). Д 10 К 60

Материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц. Д 10 К 71

Учет движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках складского учета типовой формы (ф. № М- 17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку.

Запись в карточках делается заведующим складом на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток по каждому номенклатурному номеру. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует руководство организации о состоянии запасов, об остатках запасов.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета. Периодически (не реже одного раза в неделю) работники материального отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учета. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передает его с приложением сопроводительных документов в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу (ведомость).

Поступившие со склада в бухгалтерию первичные документы проверяются с точки зрения правильности их оформления. Итоги реестров документов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам.

Правильность ведения складского учета материалов проверяется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной ведомости.

Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым.

3.2. Документальное оформление поступления и расхода производственных запасов

Производственные запасы поступают от поставщиков; подотчетных лиц, закупивших материалы за наличный расчет, при списании пришедших в негодность основных средств; от учредителей; при безвозмездной передаче; от кредиторов.

На поставку материалов предприятие заключает с поставщиком договор, в котором определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставке продукции.

Поступающие на предприятие материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование в двух экземплярах: (один непосредственно покупателю, другой –через банк); товарно-транспортные накладные, квитанцию к ж/д накладной и др. Эти документы поступают в бухгалтерию, проверяются и передаются ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и пр. В результате такой проверки на самом расчетном документе или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (соглашении на оплату); кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и – при необходимости – их розыск. В отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указываются: регистрационный номер, дата записи, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, номер, дата и сумма счета, род груза, номер и дата оприходованного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях – отметка об оплате счета или отказе от акцепта.

Из отдела снабжения проверенные платежные требования передаются в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов. На станции прибывшие материалы принимаются по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, можно потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи, порчи составляют коммерческий акт (в двух экземплярах). Он служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. Конфликтные ситуации рассматриваются в арбитраже. Если поставщик местный, то представитель предприятия сам получает материалы у поставщика по доверенности. расписывается в фактурах и доставляет груз на предприятие (с приложением счет-фактур).

Отпуск материалов в производство осуществляется по требованиюили полимитно-заборнымкартам. В них указываются: вид операций; номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единицы измерения и лимит месячного расхода материалов.

3.3. Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии

Для обеспечения производства соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запчастей, и т. д. Кроме центральных заводских складов, в различных структурных подразделениях предприятия могут быть кладовые, выполняющие функцию промежуточных складов. Каждому складу – постоянный номер. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

Учет материалов на складе осуществляется заведующим складом (кладовщиком), являющимся материально ответственным лицом (МОЛ). По установленной форме с ним заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На малых предприятиях не обязательна должность заведующего складом (кладовщика), главное наличие МОЛ.

Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках складского учета материалов (только в натуральном выражении). Они заполняются на основании данных приходных и расходных документов, после каждой записи выводится остаток. На каждое наименование – своя карточка.

На 1-е число месяца материально ответственное лицо на основании карточек составляет книгу остатков материалов или сальдовую ведомость. Остаток сальдовой ведомости должен быть равен сальдо по счету 10.

На приходные и расходные документы составляется реестр. Подшитые к реестру приходные и расходные документы сдаются в бухгалтерию, проверяются, обрабатываются и заносятся в соответствующие счета.

В балансе стоимость производственных запасов может быть уменьшена на сумму кредитового сальдо по счету 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

Смотрите еще:

  • Статья ук за сепаратизм в украине Ответственность за призывы к сепаратизму С 9 мая 2014 г. в Уголовный кодекс РФ вступила в действие новая статья 280.1, предусматривающая ответственность за публичные призывы к осуществлению действий, направленных на нарушение территориальной целостности Российской […]
  • Как проверить выручку по ндс и прибыли Проверка деклараций по НДС и налогу на прибыль ФНС России регулярно приводит контрольные соотношения к налоговым декларациям. Причем ранее налоговая служба делала это с пометкой для служебного пользования. Теперь данные соотношения выложены в открытом доступе 1 . О […]
  • П1 ст 24 коап Кодекс Украины об административных правонарушениях (КУоАП Украины) с комментариями к статьям Стаття 22. Можливість звільнення від адміністративної відповідальності при малозначності правопорушення При малозначності вчиненого адміністративного правопорушення орган […]
  • Федеральный закон о статусе военнослужащих википедия Федеральный закон О статусе военнослужащих Пограничный словарь. — М.: Академия Федеральной ПС РФ . 2002 . Смотреть что такое "Федеральный закон О статусе военнослужащих" в других словарях: Статус военнослужащих — (англ status of servicemen) по законодательству РФ […]
  • В каком случае можно оспорить завещание на дом Экспертные статьи Никогда не говорите, что знаете человека, если вы не делили с ним наследство Иоган Каспар Лафатер Каждый человек волен распоряжаться собственным имуществом по своему пожеланию, в том числе завещать его родственникам или третьим лицам, равно как […]
  • Документы для страховки автомобиля каско Документы, необходимые для заключения договора КАСКО По договору страхования КАСКО страховая компания берет на себя обязательство за предварительно уплаченную страховую премию возместить в пределах страховой суммы понесенные страхователем убытки от повреждения, утраты […]
  • Закон об ао ценные бумаги Государственная регистрация выпуска ценных бумаг при учреждении акционерного общества “О рынке ценных бумаг” (далее — Федеральный закон “О рынке ценных бумаг”) и Положением о Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг, утвержденным Указом Президента Российской […]
  • Документы на оформление материнского капитала на покупку жилья Можно ли оформить материнский капитал в МФЦ? В 2014 году Приказом Министерства труда и соцзащиты РФ № 545н от 04.08.14 года в действующие «Правила подачи заявления о выдаче сертификата на материнский капитал» были добавлены изменения, согласно которым за оформлением […]