Использование личного имущества на работе без компенсации

Как использовать имущество сотрудника в работе

Очевидно, что просто так возместить расходы сотруднику и учесть их в налоге УСН организация не может. Подтвердить и обосновать использование личного имущества сотрудника для включения в расходы нужно документами. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть, когда имеешь дело с контролёрами.

Всего есть два способа оформления имущественных взаимоотношений с работником: аренда и компенсация.

Организация может заключить с сотрудником договор аренды на использование его личного имущества. В договоре оговаривается величина арендной платы. Для обоснованности расходов руководитель может издать приказ о необходимости использования имущества для выполнения трудовых обязанностей. Таким образом, организация без проблем сможет учесть арендную плату в расходах УСН на основании п.1 пп.4 ст.346.16 НК РФ.

Дополнительные затраты, связанные с использованием имущества, например, затраты на ГСМ, на мобильную связь, также списываются в расходы; для подтверждения используются чеки, путевые листы, детализация по счету на услуги мобильной связи.

Компенсация

Организация может компенсировать работнику затраты, связанные с использованием имущества в служебных целях. Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций и порядок их установления при использовании личного имущества работника в служебных целях, поэтому МинФин РФ советует руководствоваться Трудовым Кодексом. Согласно ст. 188 Трудового кодекса, должно быть оформлено письменное соглашение с определением размера компенсационной выплаты, поэтому документов нужно будет оформить побольше:

  • дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, какое имущество используется, порядок и срок его использования, определяется размер и порядок выплаты компенсации;
  • документы, подтверждающие право собственности сотрудника на указанное имущество;
  • документы, обосновывающие расчёт суммы компенсации: например, приказ о назначении компенсации;
  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации: например, приказы, путевые листы;
  • приказ о выплате компенсации сотруднику.

От сотрудника также запросите документы, подтверждающие расходы, например, чеки, путевые листы, детализацию по счету на услуги мобильной связи.

Совет: сумму компенсации нужно рассчитать

Несмотря на то, что Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций, а Трудовой предоставляет установление размера компенсации соглашением сторон, это не значит, что размер выплаты можно определить «пальцем в небо», компенсацию нужно рассчитать и расчет суммы выплаты сохранить у себя, на всякий пожарный. В расчет компенсации включаются выплаты за износ имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Компенсация и УСН

В расходах УСН можно учитывать только компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника и то в пределах норм, установленных Правительством РФ. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. При это нормы уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Поэтому учитывать их в расходах УСН уже не получится. Это подтверждал Минфин в письмах от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789.

Компенсация другого имущества статьей 346.16 НК РФ не предусмотрена. Поэтому в таких случаях есть смысл заключить с сотрудником договор аренды. В размер арендной платы можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества. Получится, что вместо компенсации сотруднику вы будете платить арендную плату и учитывать её в расходах УСН.

Страховые взносы с выплат работнику

Компенсационные выплаты не облагаются страховыми взносами.

С арендной платы страховые взносы тоже не платят. Сложности есть только с арендой автомобиля.

Есть два вида договоров аренды: с экаипажем и без. В первом случае сотрудник управляет автомобилем сам, а во втором только даёт компании в аренду. Договор аренды с экипажем — смешанный, то есть в нем есть элементы двух видов договоров: аренды и оказания услуг. Поэтому с вознаграждения за услуги нужно заплатить страховые взносы. Если в договоре четко не прописано, сколько составляет арендная плата, а сколько — выплата за управление автомобилем, то придётся заплатить страховые взносы со всей суммы, указанной в договоре.

Важно: заключить договор аренды с экипажем можно только с сотрудником — индивидуальным предпринимателем, у котрого есть свои сотрудники: шофёр и механик.

Если сотрудник — непредприниматель, но автомобилем всё же управляет, в место договора аренды с экипажем заключите с ним два отдельных договора. Один — об аренде без экипажа, а второй — на услуги по управлению и технической эксплуатации. С выплат по договору услуг нужно будет заплатить взносы, ведь это обычный договор ГПХ.

НДФЛ с выплат работнику

С компенсации НДФЛ платить не нужно. Это подтвердил Минфин в своих письмах от 27 февраля 2013 г. N 03-04-06/5600 и от 20.04.2015 № 03-04-06/22274. В разъяснениях четко сказано, что вся сумма компенсации сотруднику, выплаченная в связи с использованием его имущества в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса. Кстати, не стоит пренебрегать документами, подтверждающими использование имущества сотрудника в служебных целях и подтверждающими право собственности сотрудника на имущество. Минфин отметил в письме, что они обязательны.

Такое внимание уделено документам, подтверждающим собственность, потому что, если сотрудник использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то НДФЛ нужно удержать (об этом есть более раннее письмо ФНС от 25 октября 2012 г N ЕД-4-3/[email protected]). Автомобиль, который зарегистрирован на супругу работника, признаётся личным, т.к. имущество в браке является совместной собственностью, и в таком случае компенсация НДФЛ не будет облагаться при условии, что автомобиль приобретен супругами в браке.

С аренды фирма обязана удержать НДФЛ как налоговый агент.

Использование личного имущества работника

«Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица. Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях? Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было. Но так ли все просто?

Может ли работодатель использовать личное имущество работников в производственных целях? Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества? Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов. Как же быть?
Прежде всего, разберемся в следующих вопросах: что, зачем и почём? А именно:
какое имущество может быть использовано в производственных целях;
для чего это делается;
какие компенсации предусмотрены сотрудникам за то, что их личное имущество «работает» на организацию;
во что может обойтись работодателю нарушение прав сотрудника.

Чаще всего, конечно, сотрудник «жертвует» фирме свой личный автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл). На следующем месте — мобильный телефон и различная оргтехника (принтер, сканер, факс или МФУ), что особенно актуально для удаленных сотрудников. Но важно не забывать, что используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Очевидно, что не для всех организаций экономически целесообразно приобретать основные средства: появится необходимость их технического обслуживания, возможно, потребуется включение в штат технического специалиста для выполнения ремонтных работ, приобретение расходных материалов и запасных частей. Далеко не всегда нужное оборудование можно арендовать или взять в лизинг по приемлемой цене. Также не следует забывать и о риске выхода оборудования из строя и прерывания производственного процесса по этой причине. Что же делать? Вполне логичным выходом может стать передача такого риска сотруднику с соответствующей компенсацией. В этом случае наличие исправного оборудования на рабочем месте перестает быть вопросом работодателя. А сотрудник получает возможность использовать уже имеющееся у него и хорошо знакомое устройство с пользой для организации и для себя. Если личное имущество работника по своему функциональному предназначению не может быть применено в производственной деятельности, то выплаты работнику за использование такого имущества с включением этих сумм в себестоимость могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны государственных органов.

Если проанализировать ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ, можно сделать вывод, что для законного использования личного имущества работника и выплаты за это компенсаций необходимо выполнение следующих существенных условий:
1. Согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника.
2. Наличие соглашения между сторонами, заключенного в письменной форме.
Расходы работнику за использование его имущества можно возместить только при наличии письменного соглашения. С учетом этого утверждения логично предположить следующее: законодатель в неявном виде рассчитывал, что это соглашение и будет выражать осведомленность работодателя и его согласие на выплату возмещения.
Однако даже имеющееся письменное соглашение и осведомленность работодателя не означают, что сотруднику автоматически компенсируют затраты.

Справка. Статья 188 ТК РФ: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

На практике. Суд отказал работнику в праве на возмещение расходов за использование личного автомобиля. Истец обратился в суд с требованиями к ответчику о погашении задолженности по зарплате, взыскании пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях с начислением процентов за просрочку выплаты указанной суммы, а также о компенсации морального вреда. Согласно материалам дела, между истцом и ответчиком заключен трудовой договор, предусматривающий, что истец при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль, и ему выплачивается компенсация за использование и износ автомобиля (согласно путевым листам). Представитель работодателя, возражая против присуждения истцу такой компенсации, ссылался на отсутствие тех самых путевых листов. Суд, лишенный возможности проверить заявленную истцом сумму компенсации за использование личного автомобиля, т.к. путевые листы и другие соответствующие доказательства суду не были представлены, данное требование оставил без удовлетворения (Заднепровский районный суд города Смоленска в решении по делу N 2-2019/2013

М-1688/2013 от 30 июля 2013 г.).

Это надо знать. Министерство финансов России в своих письмах от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 30.11.2012 N 03-03-07/51 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения служебных обязанностей, разъясняло следующее: в соответствии со ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ранее действовал Закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ, с 01.01.2013 действующим является Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) для подтверждения факта использования транспортного средства должны быть оформлены первичные учетные документы — путевые листы.
Для федеральных государственных гражданских служащих правила и размер компенсации за использование личного транспорта определены Постановлением Правительства от 02.07.2013 N 563.

И таких примеров немало, но почему? Казалось бы, если в трудовом договоре указано, что работник для выполнения своих основных функций использует личное имущество, в частности автомобиль, и получает за это компенсацию, то почему суды отказывают истцам во взыскании невыплаченных компенсаций с работодателей?
В основном причина заключается в отсутствии письменного соглашения или других документов, наличие которых предусматривает это соглашение.
При заключении соглашения об использовании личного имущества между работодателем и сотрудником в него следует включить:
точное наименование личного имущества;
его отличительные признаки, например, серийный номер;
стоимость имущества на дату заключения соглашения;
основания права собственности на имущество (это не всегда возможно в отношении мелкого производственного инструмента, но в таком случае будет достаточно указания в соглашении права собственности работника).
В соглашении (см. приложение) следует определить не только объект компенсации (выплата за использование или платежи за износ), но и какие конкретно расходы включаются в сумму выплаты (например, на замену расходных материалов и комплектующих, ремонт имущества и т.д.). Необходимо явно указать размер выплаты компенсации, сроки, основание и порядок расчетов, а также срок действия данного соглашения.
Если сотрудники используют личные мобильные телефоны для ведения служебных разговоров, то размер компенсации может быть установлен приказом по организации, как свидетельствует судебная практика по спорам с Пенсионным фондом и Фондом социального страхования. Однако соглашение сторон об использовании сотрудниками своего мобильного телефона должно быть закреплено отдельным документом. Это может быть трудовой договор или приложение к нему. Также не следует забывать, что компенсация за использование личного имущества не может осуществляться при нахождении сотрудника в отпуске или его отсутствии на рабочем месте по болезни (см. Письмо Министерства финансов от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).
Есть особенности в оформлении использования личного имущества руководителей организаций или лиц, исполняющих их обязанности. Использование личного имущества руководителя предприятия им самим ограничено положением п. 3 ст. 182 ГК РФ: «Представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично» (см. решение Новгородского районного суда Новгородской обл. по делу N 2-1650/13). То есть, например, директор предприятия не может использовать свой личный автомобиль в представительских целях и при этом сам находиться за рулем.
Возмещение конкурсному управляющему использования своего личного имущества при осуществлении им деятельности в рамках дела о несостоятельности (банкротстве) возможно только при наличии согласия собрания кредиторов, что следует, например, из постановления 6-го арбитражного апелляционного суда г. Хабаровска от 29.01.2014 N 06АП-7180/2013.
Важно учитывать, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Об этом говорится в ряде нормативно-правовых актов, в том числе в Письме Фонда социального страхования от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 «Обзор ответов на вопросы по применению положений Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» и Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Необходимо отметить, что Трудовой кодекс в частности и трудовое законодательство в целом не ограничивают стороны соглашения в определении размера возмещения расходов за использование имущества работника, но все же существует ряд ограничений, связанных с особенностями налогового законодательства (см. пример).

Пример
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» устанавливает размер компенсации за легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно в размере 1200 рублей, свыше 2000 куб. см. — 1500 рублей, на мотоциклы — 800 рублей. Однако данное ограничение направлено не на ущемление прав участников соглашения — оно вытекает из подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации от 05.08.2000 N 117-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ и п. 25 ст. 255 НК РФ, регулирующих исчисление налога на прибыль организации и относящихся исключительно к вопросам налогообложения.

Соответственно, нужно иметь в виду, что превышение законодательно закрепленных ограничений в размере компенсации за использование личного имущества работников повлечет за собой увеличение налоговой нагрузки на предприятие.
Существенное условие для заключения соглашения об использовании личного имущества работника — наличие необходимых полномочий у лица, дающего разрешение на использование имущества. Таким лицом может быть: начальник цеха, мастер участка, сестра-хозяйка, начальник учебной части школы. Организация определяет это сама, исходя из своей структуры и способов выполнения бизнес-процессов. На предприятиях, где работают 10 000 сотрудников, этих людей может быть несколько, а там, где 100, — один человек. Государственных нормативных актов, указывающих, кто не может быть назначен таким лицом по уровню должности или ее названию, — не существует.
В качестве документа, подтверждающего данные полномочия непосредственного или прямого руководителя, следует рассматривать локальный нормативный акт организации или доверенность, выданную надлежащим лицом. Необходимо включить в этот документ прямую формулировку, указывающую на то, что должностное лицо от имени работодателя имеет право давать разрешение сотруднику использовать личное имущество в производственной деятельности. Отсутствие такого документа может повлечь возникновение спора: так, например, исходя из отсутствия по должностным обязанностям необходимых полномочий у старшей медсестры, суд отказал истице в удовлетворении требований о взыскании денежных средств, затраченных на приобретение спецодежды (дело N 2-238/2013

М-204/2013, решение Заларинского районного суда Иркутской области РФ от 12 июля 2013 г.).
Также примечательны судебные решения по вопросам компенсации использования личного имущества работника, в которых суд основывается на условиях труда и особенностях служебной деятельности работника, закрепленных в трудовом договоре или должностной инструкции.

На практике
Пример 1. Няганский городской суд Ханты-Мансийского автономного округа в решении от 23 апреля 2012 г. отказал работнику пожарной части в возмещении расходов на использование личного транспортного средства. Основанием для отказа стало следующее обстоятельство: выплаты производятся в случаях, если работа сотрудника по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, однако, согласно имевшейся должностной инструкции, работа пожарного разъездной не являлась, т.к. в случае возникновения пожара доставка пожарных к месту тушения осуществляется на пожарном автомобиле.
Пример 2. При рассмотрении спора в Симоновском районном суде г. Москвы от 28 июня 2010 г., подтвержденного определением по делу от 30 ноября 2010 г. N 33-37107 судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда, суд также исходил из фактических обстоятельств дела, основываясь на том, что, согласно должностной инструкции регионального торгового представителя, последний должен иметь специальные навыки по вождению автомобиля и иметь права категории «В», кроме того, согласно должностной инструкции, работник был обязан регулярно лично посещать каждого клиента согласно маршруту, а также вести постоянный поиск новых клиентов. Несмотря на то что материалами дела установлено, что соглашение о возмещении истцу расходов в связи с использованием личного транспорта в служебных целях между сторонами в письменном виде не заключалось, суд принял решение о взыскании компенсации в счет возмещения расходов на бензин, мобильную связь, амортизацию транспортного средства.

Это надо знать. В соответствии с положениями раздела XI ТК РФ основными элементами, необходимыми для принятия решения о выплате компенсации за повреждение или уничтожение личного имущества работника, являются:
1. Наличие вины работодателя в уничтожении или повреждении указанного имущества и, разумеется, отсутствие вины сотрудника.
2. Наличие причинно-следственной связи между причинением вреда и противоправными действиями работодателя.
3. Возмещение ущерба должно производиться независимо от того, возмещались или нет расходы, связанные с пользованием уничтоженного или поврежденного имущества.
Согласно смыслу ст. 235 ТК РФ отсутствие письменного соглашения об использовании имущества не является основанием для отказа в компенсации.

Во избежание возникновения неоднозначных ситуаций и, как следствие, судебных споров при отсутствии отдельного соглашения или отсутствии условий об использовании личного имущества работника непосредственно в самом трудовом договоре работодателям необходимо быть предельно конкретными и внимательными в формулировках и требованиях, указываемых в локальных нормативных актах, определяющих функциональные обязанности сотрудника.
Помимо уже рассмотренной категории вопросов, следует выделить ситуации, связанные не с компенсациями за использование личного имущества, а с возмещением вреда, причиненного уничтожением или повреждением собственного имущества работника.

На практике. Согласно решению Мещанского районного суда г. Москвы от 22 декабря 2009 г. и определению судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда по делу от 3 августа 2010 г. N 33-22649 работнику было отказано в удовлетворении требований к работодателю о возмещении ущерба, вызванного пропажей денежных средств. Истец подал исковое заявление о возмещении ущерба, ссылаясь на то, что при выполнении своих трудовых обязанностей в помещении работодателя при возвращении на свое рабочее место он обнаружил, что выдвижные ящики тумбочки вскрыты, и денежные средства отсутствуют. Он направил работодателю заказным письмом докладную записку об обнаружении данного факта, однако работодатель в возмещении денежных средств отказал. Суд, принимая решение, основывался на том, что главным условием возмещения ущерба является факт его причинения работнику при исполнении им трудовых обязанностей или в связи с трудовыми отношениями.

Таким образом, во избежание необоснованных претензий со стороны работников по компенсациям за уничтоженное или поврежденное личное имущество разумнее всего включить описание правил хранения личного имущества персонала на территории работодателя в локальные нормативные акты. Таким документом могут стать Правила внутреннего трудового распорядка организации (см. пример), с которыми, естественно, каждый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Пример

Правила внутреннего трудового распорядка

5. Основные права и обязанности Работодателя.

5.5. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
5.6. За имущество, принадлежащее работнику и используемое им в рабочих целях без ведома работодателя, работодатель ответственности не несет.

Вопросы, связанные с компенсациями работникам за используемое в производственной деятельности личное имущество, достаточно часто обсуждаются в периодических изданиях для бухгалтерских и финансовых подразделений, попадая в поле зрения работников служб персонала и отделов кадров. Но необходимо помнить и о второй стороне вопроса, связанного с личным имуществом работников, — если оно повреждено или уничтожено по вине работодателя, то придется выплатить компенсацию сотруднику, причем такая выплата должна быть произведена из прибыли предприятия.

Соглашение N 1
об использовании личного имущества

г. Москва 1 февраля 2014 года

ООО «Весна», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сидорова Валерия Игоревича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Павел Степанович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Предмет соглашения.
1.1. Работник использует по поручению Работодателя личный автомобиль марки «Шевроле-лачетти», государственный регистрационный знак У167КВ177, идентификационный номер (VIN) XUUNA345J70000 234, год выпуска 2007, двигатель N 909 111К, кузов (коляска) N XUUNA345J70000234, цвет Бежевый, паспорт транспортного средства (ПТС) — серия 22 ТС N 222 222, свидетельство о регистрации транспортного средства — серия 33 TY N 333 333, в служебных целях на основании служебных заданий.
2. Обязанности сторон.
2.1. Работодатель обязуется:
2.1.1. Поручать Работнику выполнение заданий с использованием личного автомобиля.
2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд, покрывающие платежи за износ автомобиля, расходы на текущий ремонт и техническое обслуживание, на приобретение горюче-смазочных материалов из расчета не более 1500 (одной тысячи пятисот) рублей 00 копеек в месяц пропорционально отработанному времени в течение месяца на основании учета служебных поездок.
2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль в течение рабочей недели на основании выданных Работодателем служебных заданий.
2.2.2. Не допускать неэффективного применения автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.3. Предоставлять Работодателю документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, согласно листу учета служебных поездок на личном транспорте, прилагаемому к настоящему соглашению.
3. Порядок расчетов.
3.1. При использовании автомобиля в служебных целях Работник самостоятельно за собственный счет обеспечивает закупку горюче-смазочных материалов и заправку автомобиля, а также оплачивает другие расходы. Для получения компенсационной выплаты, указанной в п. 2.1.2 настоящего соглашения, Работник предоставляет в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок.
3.2. Работодатель осуществляет компенсационные выплаты Работнику дополнительно к должностному окладу в сроки, определенные для выплаты заработной платы за месяц.
3.3. Выплата, указанная в п. 2.1.2 настоящего соглашения, не выплачивается за время нахождения Работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
3.4. Основанием для компенсационной выплаты является приказ Генерального директора.
4. Ответственность сторон.
4.5. Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение правил дорожного движения, а также за ущерб, нанесенный третьим лицам вследствие нарушения правил дорожного движения.
4.6. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящего соглашения виновная сторона несет ответственность согласно действующему законодательству.
5. Срок действия соглашения.
5.1. Настоящее соглашение вступает в силу 1 февраля 2014 года и может быть прекращено по письменному согласию обеих сторон, требованию Работодателя в случае, если надобность в использовании личного автотранспорта отпала, или в случае невозможности использования Работником личного автотранспортного средства в служебных целях, а также может быть расторгнуто в судебном порядке по требованию одной из сторон, в том числе при невыполнении другой стороной условий настоящего соглашения. соглашение прекращается также при расторжении трудового договора между сторонами (независимо от причин).
6. Прочие условия.
6.7. Настоящее соглашение составлено в двух подлинных экземплярах — по одному для каждой из сторон.
6.8. В случаях, не предусмотренных настоящим соглашением, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.
7. Адреса, реквизиты и подписи сторон.

Эксплуатация работодателем имущества сотрудника

C согласия или по просьбе работодателя сотрудник, выполняя свои трудовые обязанности, может применять оборудование или инвентарь, находящиеся в его собственности. Если договоренность достигнута, работнику полагается компенсация, а также возмещение расходов, сопряженных с их использованием. Данная норма установлена в статье 188 Трудового кодекса. Размер компенсации за использование имущества сотрудника в интересах работодателя законодательно не установлен, кроме случаев, когда речь идет об автомобилях и мотоциклах. В отношении остального имущества можно сказать, что размер компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора.

К сведению

Личное имущество могут использовать в работе и надомники. Это предусмотрено частью 2 статьи 310 ТК РФ. В этом случае им также выплачивается компенсация за его износ. Ее выплата и возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором.

Оформление компенсации

Чтобы выплатить сотруднику компенсацию, прежде всего необходимо оформить ряд документов.

Соглашение между работодателем и работником

Так как основанием для выплаты компенсации за использование личного имущества работника является соглашение между ним и работодателем, рассмотрим, как правильно его оформить.

Данный документ составляют в произвольной форме, но есть некоторые правила, которым необходимо следовать. В частности, соглашение об использовании имущества должно соотноситься с трудовым договором сотрудника, так как это важно для целей налогообложения. Ведь эксплуатация имущества работника в любом случае осуществляется в производственных целях, а выплата компенсации — в рамках трудового договора. Соглашение может быть частью трудового договора или являться приложением к нему.

В соглашении указывают:

  • наименование личного имущества сотрудника, используемого в интересах работодателя, сведения о нем (описание, технические характеристики, идентификационные признаки, такие как марка, серийный номер и т.п., состояние на момент заключения соглашения, право на владение имуществом);
  • порядок и сроки использования личного имущества сотрудника;
  • условия его обслуживания (ремонт, приобретение и замена расходных материалов);
  • размер компенсации (в фиксированной или переменной сумме), порядок и сроки ее выплаты, алгоритм расчета;
  • порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя.

Доказывать ли право собственности?

Право работника на владение имуществом, используемым в интересах работодателя, не всегда может быть подтверждено документально. Особенно это касается инвентаря и мелкого оборудования. Однако если в соглашении с работодателем сотрудник поименован как владелец имущества, эксплуатируемого в производственных целях, это дает ему право на получение компенсации даже при отсутствии соответствующих документов.

Установление размера компенсации. Размер компенсации может быть определен в фиксированной сумме или процентах от выручки, полученной в результате использования имущества. Однако чаще всего сумму компенсации рассчитывают исходя из его стоимости, величины износа, предполагаемого срока использования и количества рабочих дней, в которые имущество фактически применялось. Таким образом, работодатель имеет возможность сэкономить: ему не придется платить за дни, когда имущество не применяется в производственных целях. Следует отметить, что и представители Минфина России в письме от 03.12.2009 № 03–04–06–02/87 поддерживают данный вариант расчета компенсации. В этом документе указано, что сумма компенсации, выплаченной за нерабочее время (время нахождения в очередном отпуске или на больничном), не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы. В этом случае сумма компенсации за разные календарные месяцы может отличаться.

Рассмотрим на примере, как составить соглашение с работником о выплате компенсации.

Портниха Л.Д. Блик устроилась на работу в ООО «Солнечный зайчик» (ателье) 1 марта 2010 года. Работодатель предложил ей поработать на собственной швейной машине с 1 марта 2010 года по 28 февраля 2011 года. Работница согласилась при условии выплаты компенсации. Работодатель готов выплачивать компенсацию за каждый день фактической эксплуатации швейной машины. Согласно представленному чеку ее покупная стоимость составила 11 500 руб., расходы на доставку в швейный цех работодателя — 750 руб. Необходимо рассчитать экономически обоснованный размер компенсации и составить дополнительное соглашение, если известно, что швейная машина куплена недавно (три месяца назад). Как это сделать?

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, швейные машины относятся к третьей группе со сроком полезного использования от 3 до 5 лет. Л.Д. Блик согласилась, что срок полезного использования ее швейной машины составляет 3 года. Таким образом, в течение календарного года швейная машина утратит 33% своей первоначальной стоимости (100% : 3 года), что составит 3832 руб. Именно эту сумму в течение срока действия соглашения должен выплатить сотруднице работодатель. В период с 1 марта 2010 года по 28 февраля 2011 года по графику у работницы 249 рабочих дней. Следовательно, размер компенсации за один рабочий день составит 15 руб. (3832 руб. : 249 раб. дн.).

Образец соглашения

Должностная инструкция

Важным условием для получения работником компенсации является необходимость использования каких-либо технических средств при исполнении трудовых обязанностей. Об этом следует сделать запись в должностной инструкции. Кроме того, в трудовом договоре должно быть записано, что работодатель обязуется обеспечить работника необходимым оборудованием и материалами. В противном случае выплата работнику за использование его личного имущества не будет рассматриваться как компенсационная. Рассмотрим на примере, какую запись желательно сделать в должностной инструкции сотрудника, чтобы тот мог претендовать на получение компенсации.

Личное имущество использует другой работник

Нередки ситуации, когда личное имущество сотрудника эксплуатируют другие работники организации. Это допустимо, однако нарушаются принципы, изложенные в статье 188 ТК РФ, согласно которым выплачивается компенсация за персональное использование работником личного имущества в интересах работодателя. Если производственная необходимость требует применения личного имущества работника другими работниками, целесообразно заключить договор аренды имущества. Тогда исчезают препятствия для начисления платы за пользование имуществом работника в его нерабочее время.

Прораб О.Л. Дерюгин трудится в ООО «Золотой мастерок». Он координирует работу строительных бригад, осуществляет контроль производственно-хозяйственной деятельности участка. Кроме всего прочего, он постоянно должен находиться на связи с вышестоящим руководством, иметь возможность координировать работу смежников и грузового транспорта. Так как стационарного телефона на строительном участке нет, прораб использует мобильный. Что должно быть написано в должностной инструкции работника, чтобы он мог получать компенсацию за использование личного сотового телефона?

Примерные формулировки, зафиксированные в должностной инструкции прораба даны ниже.

Фрагмент должностной инструкции

Можно оформить и дополнительные документы. Так, в частности, специалисты Минфина России в свое время выпустили письмо от 23.05.2005 № 03–03–01–04/1/275, в котором рекомендовали составлять перечень должностей, утвержденный руководителем организации, на которых использование мобильной связи является производственной необходимостью. Из данного письма можно сделать вывод, что подобные перечни желательно оформлять, если речь идет и о другом оборудовании.

Акт об использовании имущества

Если компенсация выплачивается работнику за каждый день фактического использования имущества, в конце месяца нужно составить акт, в котором будет зафиксировано количество дней и рассчитан размер компенсации в данном месяце. Помимо того, что количество рабочих дней каждого месяца года обычно различается, сотрудник может уехать в командировку, заболеть или пойти в отпуск. В этом случае его имущество не будет фактически применяться.

Акт составляется в произвольной форме и подписывается руководителем и работником. Рассмотрим на примере, как правильно составить этот документ.

Воспользуемся данными примера 1. В марте 2010 года Л.Д. Блик должна была отработать 18 рабочих дней. Однако она была на больничном 5 дней и 2 дня находилась в отпуске без сохранения заработной платы. В каком размере Л.Д. Блик получит компенсацию за этот месяц и как будет выглядеть акт?

Так как швейная машинка эксплуатировалась портнихой в марте только 11 дней (18 дн. — 5 дн. — 2 дн.), Л.Д. Блик получит за этот месяц компенсацию в размере 165 руб. (15 руб. × 11 дн.), а также возмещение расходов на доставку швейной машинки в ателье в сумме 750 руб., всего 915 руб. Акт об использовании личного имущества за март 2010 года составлен так, как показано ниже.

Образец акта

Приказ о выплате компенсации

На основании соглашения между работодателем и работником об использовании личного имущества последнего при выполнении трудовых функций, а также акта, в котором определяется размер ежемесячной компенсации, руководителем издается приказ о выплате компенсации. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Налогообложение и бухгалтерский учет компенсации и возмещения расходов

НДФЛ. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса от обложения НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

В указанной статье речь идет о компенсациях, установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов РФ или решениями представительных органов местного самоуправления. Есть еще одна оговорка в данной статье — компенсация не должна превышать установленную норму. Однако нормы утверждены только для использования в интересах работодателя автомобилей и мотоциклов. В отношении оборудования (помимо автомобилей и мотоциклов) подобный лимит не установлен — достаточно договоренности между работником и работодателем о размере компенсации и его экономического обоснования, как указано в письме Минфина России от 17.06.2009 № 03–04–06–01/138. При соблюдении этих условий вся сумма компенсации не облагается НДФЛ.

Страховые взносы. До недавнего времени компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя не облагалась ЕСН. Это следовало из нормы подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. Об этом, в частности, говорилось в письме Минфина России 02.03.2006 № 03–05–01–04/43.

С 1 января 2010 года глава 24 «Единый социальный налог» Налогового кодекса утратила свою силу на основании Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»».

С связи с заменой ЕСН страховыми взносами при решении данного вопроса следует обращаться к Федеральному закону от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Если использование личного имущества работника в интересах работодателя оформлено соглашением сторон трудового договора, суммы компенсации соответствуют критериям статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и являются объектом для начисления страховых взносов. Однако на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 они страховыми взносами не облагаются. Согласно этой норме не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Налог на прибыль. Сумму компенсации можно включить в налогооблагаемую базу при определении налога на прибыль, если компенсация соответствует требованиям, установленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса. Расход на выплату компенсации должен быть экономически оправдан, произведен для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, и документально подтвержден.

Несмотря на то, что норм в отношении данного вида компенсации не установлено, расходы должны быть разумными. В противном случае расход не будет экономически оправдан. Как его определить?

В письме Минфина России от 31.12.2004 № 03–03–01–04/1/194 дана такая рекомендация. Экономически оправданным будет считаться такой размер компенсации, который примерно соответствует сумме начисленной амортизации по имуществу согласно положениям главы 25 Налогового кодекса.

Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 утверждена Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, в которой поименованы технические средства и инвентарь, а также указаны сроки их использования.

Бухучет. В бухгалтерском учете сумму компенсации относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Рассмотрим на примере, какие проводки необходимо сделать бухгалтеру.

Воспользуемся данными примеров 1 и 3. Портниха ателье ООО «Солнечный зайчик» Л.Д. Блик должна получить компенсацию за март 2010 года в размере 165 руб. и возмещение расходов на доставку в сумме 750 руб. Как отразить выплату компенсации в бухучете?

Бухгалтер составил следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 73
– 165 руб. — выплачена компенсация за использование личного имущества Л.Д. Блик в интересах работодателя за март 2010 года;

Дебет 20 Кредит 73
– 750 руб. — возмещены расходы по доставке швейной машины Л.Д. Блик;

Дебет 73 Кредит 50
– 915 руб. — выплачены Л.Д. Блик суммы компенсации через кассу предприятия наличными средствами.

Смотрите еще:

  • Не выплачивают расчетные при увольнении что делать Куда обратиться, если не дали расчет при увольнении? Добрый день, подскажите как быть и куда обратиться, я уволился 9 мая 2017 года и по сей день Не могу получить окончательный расчет сегодня уже 3 августа 2017г. На требования расчета кормят завтраками и […]
  • Статья за подстрекательство к преступлению ук рф Подстрекатель преступления (подстрекательство). Согласно ч. 4 ст. 33 УК РФ (ч. 3 ст. 38 УК РА) подстрекателем признается лицо, склонившее другое лицо к совершению преступления путем уговора, подкупа, угрозы или другим способом. Законодатель выделил некоторые средства […]
  • 1215 коап Проблемы квалификации деяния, предусмотренного ч.4 ст. 12.15 КоАП Правомерность привлечения лиц к административной ответственности по ч.4 ст. 12.15 КоАП РФ [1] (Нарушение правил расположения транспортного средства на проезжей части дороги, встречного разъезда или […]
  • Забрать права после лишения в красноярске Возврат водительского удостоверения после лишения Подготовка к возврату водительского удостоверения Начиная с 1 сентября 2013 года возврат прав после лишения подразумевает обязательную сдачу экзамена на знание правил дорожного движения. Так что необходимо заранее […]
  • Статья 190 ук украины часть 4 Статья 190 ук украины часть 4 Статья состоит из четырех частей, содержащих заборонювальни нормы. Родовым и непосредственным объектом преступления являются урегулированные законом общественные отношения собственности. Предмет преступления - чужое имущество. Предметом […]
  • Адрес открытия ип сосновоборск Регистрация ИП в Сосновоборске: пошаговая инструкция, документы, адреса Пошаговая инструкция по самостоятельной регистрации ИП в Сосновоборске. Полезные советы, подсказки и необходимые документы для удачного открытия ИП. Выберите вид деятельности (ОКВЭД) До процедуры […]
  • Материнский капитал сколько стало Названа сумма материнского капитала после «разморозки» индексации Размер материнского капитала проиндексируют с 1 января 2020 года. Сумма выплат увеличится с 453 026 до 470 241 рубля. Об этом в пятницу, 20 июля, сообщает РБК со ссылкой на проект основных […]
  • Сроки выплаты пенсии по случаю потери кормильца Пенсии в связи с потерей кормильца Кто и в каком размере имеет право на пенсию в связи с утратой кормильца, как начисляется и до скольки лет она выплачивается выяснял Prostopravo.com.ua. Еще одним видом пенсий, которые выплачиваются в солидарной системе пенсионного […]