Ведение договоров в 1с документооборот

Учет договоров на базе «1С»

Платформа «1С: Предприятие» на сегодня является удобным программным обеспечением для автоматизации не только финансовых задач, но и задач автоматизации бизнес-процессов и автоматизации документооборота.

Важным функциональным направлением «1С» является автоматизация учета договоров. Как таковые договоры присутствуют практически во всех конфигурациях и решениях на базе «1С». Но в них они всего лишь ссылки на договора, содержащие небольшой объем дополнительной информации и реквизитов.

Для построения эффективной системы учета договоров необходима специализированная подсистема автоматизации договорной деятельности. Можно приобрести такую систему и отдельно, но мы рекомендуем использовать интегрированную в систему документооборота подсистему учета договоров. Например, программный продукт СЭД «Корпоративный документооборот» содержит средства для автоматизации этой деятельности.

Программный продукт ориентирован на учет и контроль движения корпоративных документов, а также на автоматизацию бизнес-процессов предприятия.

Сочетая возможности продукта по автоматизации бизнес-процессов и его механизмы учета и доступа к корпоративным документам можно построить высокоэффективную систему, в которой будут полностью автоматизирован следующий важнейший функционал:

  • Оперативное согласование текстов договоров между различными сотрудниками
  • Автоматическое формирование задач пользователям, связанным с исполнением договоров
  • Автоматический контроль сроков окончания действия договоров и выдача заданий ответственным лицам, связанных с продлением или регламентным закрытием таких договоров, а также учет закрытых договоров

Маршруты согласования договоров могут быть построены с помощью визуального редактора бизнес-процессов. Сложность таких маршрутов зависит только от потребностей предприятия, некоторые предприятия могут ограничиться простым бизнес-процессом, проходящим всего по нескольким сотрудникам, другим же предприятиям необходимы сложные бизнес-процессы, включающие в себя вложенные процессы согласования другими департаментами. Автоматическое прохождение согласуемого договора по всем этим маршрутом можно автоматизировать с помощью удобного и функционального редактора бизнес-процессов, входящего в комплект поставки СЭД «Корпоративный документооборот».

На рисунке выше приведен бизнес-процесс согласования договора, в котором используется пять вложенных бизнес-процессов (отмечены на рисунке синим цветом). При запуске на исполнение основного процесса он, в соответствующие моменты будет запускать другие, подчиненные бизнес-процессы, например отдельные бизнес-процессы согласования договора в определенном подразделении предприятия. Запускаемый подчиненный бизнес-процесс может быть как простым, так и достаточно обширным и сложным. После его выполнения, основной бизнес-процесс снова получит управление и передаст процесс согласования другому подразделению, в которому также будет запущен процесс, проводящий согласование договора в этом подразделении. Такая автоматизция процесса и декомпозиция его на разные уровни повышает эффективность проектирования и мониторинга учета договоров на предприятии.

Сам бизнес-процесс согласования договоров может входить в другие бизнес-процессы, например, на рисунке ниже показан пример обработки поступившей заявки на изделие. В нужный момент, когда от клиента получено принципиальное согласие на заключение договора бизнес-процесс автоматически переходит к запуску подпроцесса согласования договора.

Автоматизация учета договоров на платформе 1С позволяет также следить за движением денежных средств и отслеживать оборот финансовых потоков, что позволяет финансовой службе оценивать показатели, прогнозировать результаты и производить корректировку показателей в будущем. На базе автоматизированной системы с применением платформ ы «1С» сотрудники предприятия могут с легкостью вести большой объем договоров.

Программа позволяет указать вид и тип договора, указать стадию, на которой в данный момент находится договор, уточнить сроки договора и размер платежа по нему, указать список лиц, ответственных за исполнение условий договора. Благодаря возможности заранее подготовить шаблоны и бланки договоров, создать новый договор будет очень легко и быстро. Данные шаблоны будут автоматически заполнены информацией (контактными данными, банковскими реквизитами и прочее) выбранного клиента.

Учет договоров в 1С позволяет оперативно произвести согласование договора. В зависимости от вида договора, важности клиента и других заданных параметров система сама выберет необходимый маршрут согласования договора. В ходе прохождения договора по выбранному маршруту система сама будет создавать необходимые задачи пользователям, отправлять уведомления инициаторам согласования и выполнять другие заданные на этапе автоматизации данного процесса действия. После завершения согласования уведомление будет оперативно отправлено инициатору.

Автоматизация учета договоров позволяет существенно сэкономить время на работу как с простыми договорами, требующими только быстрой подготовки по шаблонам, так и существенно сэкономить время на автоматизации сложных и часто запутанных маршрутов согласования договоров на предприятиях.

Продвинутые возможности учета договорных отношений с контрагентами в программе 1С

Основные конфигурации программы «1С: Предприятие» не содержат отдельную подсистему учета договоров, однако, сегодня, существует ряд дополнений к данной программе (далее «программы-дополнения»), которые значительно расширяют круг возможностей в этой сфере. Например, 1С:Документооборот.

Мы получаем множество вопросов от наших клиентов по тому, как управлять договорной работой в организации с помощью программы «1С: Предприятие».

В дополнение к стандартному типовому функционалу ведения договорного учета, заложенного, например, в таких конфигурациях, как «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Управление производственным предприятием», существуют небольшие программы-дополнения, встраиваемые в текущую программу (по аналогии с доработками программы). Такие программы позволяют:

  • добавлять и хранить скан-копии документов к договору;
  • указывать стадию ведения договора;
  • печатать договор с предварительно выбранными реквизитами, а также добавлять новые печатные формы;
  • формировать перечень номенклатуры с возможностями установки необходимого количества, выбора цены и ставки НДС для создания документов (например, документов продажи) прямо из договора;
  • вести процесс согласования договора в программе;
  • задавать дополнительные параметры к договорам, что позволяет учесть максимум особенностей конкретного договора (например, ответственного за договор менеджера и др.);
  • создавать («связывать») договора в структуре подчиненности (в т.ч. работать с доп.соглашениями);
  • формировать дополнительные отчеты, позволяющие наиболее детально анализировать и сопоставлять информацию по договорам, в частности, планировать предстоящие платежи поставщикам, контролировать исполнение обязательств перед поставщиками, формировать графики платежей покупателей, а также формировать графики поступления товаров и услуг от поставщиков.

Таким образом, программы-дополнения по учету договоров — одни из самых удобных и доступных механизмов на сегодняшний день, которые позволяют автоматизировать процесс ведения договорной работы на предприятии.

Автор статьи: Специалист отдела сопровождения Варанкина Юлия. Дата обновления статьи 17.08.2016

«СИТЕК» — это:

Компания, которая существует с 2009 года, занимает одну из лидирующих позиций в Удмуртии по качеству обслуживания программных продуктов 1С.

Хотите узнать больше или нужна консультация?

Ответим на любые вопросы и посчитаем стоимость внедрения на вашем предприятии

Мы ответим Вам по телефону или на электронную почту в зависимости от предоставленной
информации. Время ответа — в течение 2 рабочих часов..

Согласование и учет договоров

Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.

Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:

  • Контроль обоснованности выбора сторон договора, а также целесообразности его заключения
  • Управления списком лиц, которые согласуют договоры, в целях сокращения времени согласования и уменьшения вероятности ошибок при заключении договоров, а также контроля за их полномочиями
  • Разработка определенной последовательности действий, позволяющей согласовывать договоры в максимально короткие сроки
  • Создание специального досье договоров, контрагентов с целью минимизировать риски, связанные с заключением договоров
  • Организация оперативного доступа к указанным выше досье всех заинтересованных лиц компании, даже если имеет место ее территориальное разделение
  • Контроль над исполнением договоров в целом и финансовых обязательств по ним в частности

Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.

Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.

По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:

1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров

2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка

3. Хранение договоров и их учет

4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур

Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8». С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.

Подготовка договора

Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.

Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:

  • Вид и тип договора
  • Стадия, на которой находится договор (подготовка, согласование, подписание)
  • Сроки договора, сумма платежей по нему
  • Лица, которые ответственны за исполнение условий договора, причем от каждой из сторон и др.

На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.

Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.

Согласование договора

Порядок согласования договора, реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.

С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.

Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.

Подписание договора

Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора, стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Оценка развития организации

Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.

В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.

Интеграция с другими информационными системами

В целях оптимизации использования потоков денежных средств, информационная система управления договорной деятельностью, может быть синхронизирована с другими электронными системами и программами. Например, с программой, которая осуществляет бухгалтерский учёт. Для этого лучше всего интегрировать прикладное решение для автоматизации документооборота в имеющуюся на предприятии платформу .

Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.

Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.

Разграничение доступа к договорам

При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

  • Автоматизации процесса создания и утверждения договоров
  • Сокращения временных затрат на согласование
  • Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
  • Повышения эффективности контрольной деятельности
  • Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.

Мы также можете ознакомиться со статьей, где описаны варианты внедрения учета договоров в СЭД «Корпоративный документооборот».

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.

Баланс-Сервис

  • О компании
    • О компании
      • О компании
      • История компании
      • Сертификаты и благодарности
      • СМИ о нас
    • Работа в компании
      • Вакансии компании
      • Истории успеха
      • Стажерская программа
      • Основа успеха — профессионализм сотрудников
    • Новости
    • Мероприятия
    • Статьи
    • Пресс-релизы
    • Внедренные решения
    • Отзывы клиентов
      • Отзывы на внедренные решения
      • Отзывы по курсам 1С
      • Отзывы по интернет-проектам
      • Отзывы об аренде
    • Наш фотоальбом
    • Контакты
      • Ижевск
      • Чайковский
      • Свяжитесь с нами
  • Решения
    • Для ведения бухгалтерского и налогового учета
    • Для расчета зарплаты и кадрового учета
    • Бюджетирование и управление финансами
    • Для автоматизации документооборота
    • Для малого бизнеса
    • Управляющим компаниям ЖКХ, ТСЖ и ЖСК
    • Производственным предприятиям
    • Бюджетным организациям
    • Для розничной торговли
    • Для оптовой торговли
    • Для транспорта, автосервиса
    • Строительным организациям
    • Медицинским учреждениям
    • Оздоровительным центрам
    • Предприятиям питания и развлечения
    • Для управления отношениями с клиентами (CRM)
    • Универсальные решения
  • Продукты
    • Актуальные релизы
    • Полный перечень программных продуктов
    • 1С:Предприятие 8
    • Собственные разработки
    • Антивирусные программы
    • Литература
  • Проекты
  • Услуги
    • Автоматизация предприятий
      • Помощь в выборе программного продукта
      • Комплексная автоматизация
      • Автоматизация производственного предприятия
      • Автоматизация торгового предприятия
      • Автоматизация бюджетной организации
      • Автоматизация автономного учреждения
      • Автоматизация предпринимателя
      • Вопрос-ответ
    • Поддержка и сопровождение предприятий
      • Дистанционное обслуживание 1С
      • Сопровождение 1С
      • Разовые работы по 1С
      • Линия сопровождения 1С
      • Советы сопровождения 1С
      • Вопрос-ответ
    • Обучение
      • Обучение 1С. Курсы для пользователей
      • Обучение 1С. Курсы для программистов
      • Сертификация по 1С
      • Вопрос-ответ
    • Консалтинг
      • Бухгалтерский консалтинг
      • Автоматизация бюджетного управления
      • Аудит корректности ведения учета в 1С
    • ИТС
      • Что такое ИТС?
      • Виды ИТС
      • Порядок оформления договора ИТС
      • Вопрос-ответ
    • Интернет-технологии
      • Какие сайты бывают
      • Как мы делаем сайты
      • Есть сайт. Что дальше?
      • Ускорение сайта в разы!
      • 1С + сайт = двойная выгода!
      • Как «корабль» назовешь.
      • Они работают с нами
      • Наши Интернет-проекты
      • Вопрос-ответ
    • Компьютерная техника и сети
      • Выбор и поставка компьютерной техники
      • Выбор и поставка торгового оборудования
      • Прокладка сетей
      • Абонентское обслуживание техники и сетей
      • Обслуживание средств вычислительной техники и ЛВС
  • Обучение
    • Расписание
    • Он-лайн регистрация
    • Сертификация 1С
      • 1С:Профессионал
      • 1С:Специалист
    • 1С. IT. Обзор курсов
    • Программист 1С. Курсы-погружение
    • Отзывы по курсам
    • Об Учебном центре
    • Аренда
  • Отчетность
    • 1С-Отчетность
    • Регламентированная отчетность в «1С:Предприятие 8»
    • Регламентированная отчетность в «1С:Предприятие 7.7»
  • Прайс-листы
  • Контакты
    • Ижевск
    • Чайковский
    • Свяжитесь с нами

«1С:Документооборот 8» – лучший помощник сотрудника на работе и в командировке

Основные возможности «1С:Документооборот 8»

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов,
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
  • регистрация входящих и исходящих документов,
  • просмотр и редактирование документов,
  • контроль версий документов,
  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
  • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

  • ГОСТ Р 6.30-2003,
  • ГОСТ Р 51141-98,
  • Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
  • Требования ГСДОУ,
  • Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

Рис. 1. Рабочий стол пользователя «1С:Документооборот 8»

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети и распределенную работу через Интернет с использованием веб-браузеров и тонкого клиента.

Зачем нужен электронный документооборот сотрудникам организации?

Про необходимость и полезность внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в любой организации написано немало, программных продуктов СЭД существует огромное количество. Но до сих пор у большинства сотрудников организаций, за исключением руководства, нет ясного понимания, что же такое система электронного документооборота, и какая польза будет им, сотрудникам организации, не отвечающим непосредственно за документооборот организации.

Рассмотрим систему электронного документооборота с точки зрения рядового сотрудника организации.

1. Единое хранилище документов. Чаще всего сотрудники создают и сохраняют новые документы на своих компьютерах, реже – в локальной сети. В такой ситуации проблемы возникают при уходе сотрудника в отпуск (на больничный) или увольнении – нужно работу данного сотрудника передать другому. Чаще всего другому сотруднику приходится почти заново «восстанавливать» работу сотрудника, которого он заменяет. В 1С:Документооборот 8″ все рабочие документы хранятся в единой базе, и новый сотрудник всегда может найти с помощью функции поиска все документы другого сотрудника в соответствии с правами доступа.

2. Категоризация (классификация) документов. В повседневной работе сотрудников организации накапливается большой объем файлов. Со временем в этом, даже сгруппированном по папкам, массиве информации становится все труднее ориентироваться и быстро находить нужные файлы. В 1С:Документооборот 8″ файлы и электронные документы можно классифицировать по типу документа (входящие, исходящие, внутренние), по виду документа (приказы, договора, служебные записки и т.п.), по грифу доступа (конфиденциальные и т.п.), по направлению деятельности организации. Также можно классифицировать документы по создаваемым в организации категориям и свойствам документов. Такое многообразие вариантов классификации документов позволяет сотрудникам организации, зная параметры классификации документа, очень быстро найти его в базе.

3. Хранение версий документов. Создание и согласование документов во многом процесс творческий, и при этом может рождаться несколько вариантов документа. В итоге согласован будет один из вариантов, но позже может возникнуть необходимость вернуться к старому варианту документа и начать работать с ним. В «1С:Документооборот 8» для этого предусмотрена «версионность документов», т.е. всегда можно создать новую версию документа на основании текущей актуальной версии. Это позволяет хранить в одном электронном документе несколько его вариантов и использовать их в своей повседневной работе.

4. Использование шаблонов документов. В каждой организации есть свой «корпоративный стиль» оформления документов. Чтобы его придерживаться, сотрудники организации чаще всего создают документы копированием предыдущих, что может вызывать затруднения при изменении «корпоративного стиля» оформления документов, также увеличивается время создания новых документов. В «1С:Документооборот 8» предусмотрена возможность создавать документы на основе заранее правильно оформленных шаблонов, причем эти шаблоны при необходимости можно оперативно изменять для всей организации сразу.

5. Согласование и подписание документов. После создания документа для сотрудника организации начинается «эпопея» по его согласованию и подписанию. Печатать документ и ходить с ним по согласующим, собирая визы — это самый затратный по времени вариант работы сотрудника. В 1С:Документооборот 8″ существуют шаблоны бизнес-процессов согласования документов, которые каждая организация может настроить под свои особенности. «Запустив» задачу по бизнес-процессу согласования документов сотрудник организации может заняться другими срочными делами, периодически проверяя в программе результаты согласования документа. Такие же бизнес-процессы существуют и для подписания документа.

6. Поиск документов. Как уже было сказано выше, все документы в «1С:Документооборот 8» можно классифицировать по необходимым критериям. По этим классификационным признакам, а также по любым реквизитам документа и самому его тексту можно всегда осуществить поиск нужного документа. Причем сотруднику не нужно долго размышлять, в какой папке и по какой фразе искать документ. Достаточно в окне поиска ввести часть искомой фразы и «1С:Документооборот 8» отобразит все документы, в реквизитах или тексте которых содержится эта фраза.

7. Контроль работы непосредственных руководителей. Так как в «1С:Документооборот 8» согласование и подписание документов осуществляется с помощью бизнес-процессов, то любой сотрудник организации в соответствии со своими правами доступа может проанализировать работу своих непосредственных руководителей в части согласования и подписания документов. Т.е. всегда можно с помощью отчетов и текущих задач посмотреть, каково состояние выполняемой непосредственным руководителем задачи, посмотрел ли ее руководитель, написал ли свое решение, в какие сроки.

Про возможности автоматизации деятельности секретарей (делопроизводителей) в «1С:Документооборот 8» говорить отдельно не будем, т.к. все функции делопроизводства любая СЭД автоматизирует почти на 100 %.

Работа с договорами в «1С:Документооборот 8»

Рассмотрим преимущества, которые дает «1С:Документооборот 8» для работы с договорами.

Обычно в организации процесс согласования договоров налажен достаточно четко. Но вот после подписания договора начинается «разброд и шатание»: бухгалтерии обычно важно, чтобы вовремя были оплачены суммы и сделаны соответствующие финансовые документы, инициатору договора важно его выполнение по факту, юристам важно, чтобы к договору не было претензий с юридической стороны. Соответственно текст договора нужен всем, все хранят у себя его копии, оригинал хранится непонятно где. В конце концов такая ситуация раздражает руководство, и специально выделенный человек начинает вести реестр договоров и ему нужен для этого инструмент.

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: есть специальный вид документов, который можно дополнительно настроить под себя, есть шаблоны бизнес-процессов по согласованию, подписанию договоров, которые также можно дополнительно настроить под себя.

Также для договоров имеется возможность отслеживать состав и комплектность сопутствующих документов (допсоглашений, актов и т.п.), работу с которыми можно организовать путем интеграции с «1С:Бухгалтерия 8». Т.е. все создаваемые в «1С:Документооборот 8» договора и допсоглашения будут автоматически попадать в «1С:Бухгалтерия 8», а все документы по этим договорам (спецификации, счета, акты выполненных работ) из «1С:Бухгалтерия 8» будут автоматически попадать в «1С:Документооборот 8».

Т.е. в итоге в «1С:Документооборот 8» мы имеем: оригинал договора, описание всех этапов его согласования и подписания, сопутствующие договору документы. Эти данные в любой момент времени можно найти и использовать в работе.

Обмен данными с другими конфигурациями на базе платформы «1С:Предприятие 8»

Подробнее остановимся на интеграции системы «1С:Документооборот 8» с другими конфигурациями на базе платформы «1С:Предприятие 8».

В «1С:Документообороте 8» уже преднастроены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»: «Управление производственным предприятием»; «Управление торговлей»; «Бухгалтерия предприятия»; «Управление небольшой фирмой». Дополнительно в программе можно настроить обмен с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.1»: «Бухгалтерия предприятия»; «Комплексная автоматизация»; «Зарплата и управление персоналом»; «Управление производственным предприятием»; «Управление торговлей».
Что это означает? Система документооборота «1С:Документооборот 8» позволяет расширить возможности типовых конфигураций «1С:Предприятие 8» за счет встраивания их объектов в корпоративные бизнес-процессы, запущенные в системе документооборота.

Организовать прохождение по утвержденным маршрутам бухгалтерских или каких-либо других специфических документов в их «родных» системах не всегда возможно, а если и возможно, то это потребует затратных мероприятий по дополнительному конфигурированию таких систем. Кроме того, дополнительное конфигурирование приведет к сложностям в установке обновлений. Более эффективный вариант – это настройка бизнес-процессов в системе документооборота и подключение к ним с помощью механизма обмена данными.

Например, к бизнес-процессу согласования может быть прикреплен внешний документ «Счет на оплату». Бизнес-процесс проходит утвержденный маршрут согласования по сотрудникам предприятия (пользователям системы документооборота), соответственно и полученный документ «Счет на оплату» в нужный момент становится доступным для каждого сотрудника, получившего задание согласования.

Используя систему документооборота как ядро интегрированной системы, предприятие получает удобный механизм согласования документов, создаваемых во вне по отношению к «1С:Документооборот 8» без какого-либо изменения конфигурации этой внешней системы. Вся работа с документом производится в специализированной СЭД «1С:Документооборот 8».

Результат внедрения СЭД «1С:Документооборот 8»

Результаты внедрения СЭД «1С:Документооборот 8» сложно оценить по количественным критериям, т.к. в основном происходит качественное улучшение работы сотрудников организации с документами. Можно сказать, что организация переходит на новый, более высокий уровень внутрикорпоративного управления и взаимодействия, использует современные информационные технологии для этого.

1С:Документооборот 8. ПРОФ

«1С:Документооборот 8» представленный в конце 2009 г., является преемником программного продукта «1С:Архив 3». Решение выполняет задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. «1С:Документооборот 8» позволяет автоматизировать полный цикл обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота; а также обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов (офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.). «1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

По сравнению с версией «ПРОФ» версия «КОРП» поддерживает учет договоров, штрихкодирование документов и файлов, потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов, автоматическое заполнение файлов по шаблонам, печать регистрационного штампа на бумажных документах, настройку и использование условий маршрутизации, учет и использование графиков работы, веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений, расширенный поиск документов и файлов по реквизитам, категоризацию данных и др.

Система электронного документооборота «Документооборот Проф» позволяет организовать работу с различными видами и типами корпоративных документов, а также организовать управление и контроль за корпоративными бизнес-процессами предприятия. Система электронного документооборота «Документооборот Проф» включает в себя следующие подсистемы:

  • Актуальные документы
  • Задачи и процессы сотрудников
  • Отчеты и статистика
  • Автоматическая обработка
  • Архив предприятия
  • Обмен данными
  • Поиск информации
  • Администрирование системы
  • Форум и общение

Система поддерживает работу с бизнес-процессами, при этом бизнес-процессы могут быть настроены пользователями с учетом различных параметров и опций. Кроме того, бизнес-процессы поддерживают автоматическую переадресацию на заместителей отсутствующих сотрудников, а также отложенную доставку задания в нужное время и дату. Маршрут прохождения бизнес-процессов может включать в себя последовательные и параллельные участки. Существует возможность настраивать и сохранять различные виды шаблонов бизнес-процессов.

Блок отчетности состоит из различных отчетов по документам и бизнес-процессам, в том числе «Статистика документооборота», «Динамика изменения файлов», «Исполнительская дисциплина», «Список истекающих задач» и другие.

Программа предоставляет пользователям возможности по настройке внешнего вида и состава реквизитов корпоративных документов и бизнес-процессов на пользовательском уровне, без необходимости использовать конфигурирование «1С:Предприятия».

«Документооборот Проф» является оригинальной разработкой и может использоваться в виде отдельного решения на базе платформы «1С:Предприятие 8.2» при этом поддерживается работа в режиме управляемых форм (в том числе и в веб-клиенте).

Программа позволяет проводить интеграцию посредством технологии DCOM с другими приложениями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2». При этом нет необходимости изменять программный код приложений, вся настройка производится в пользовательском режиме.

Основные преимущества системы: Быстрое внедрение — установил и работай! Визуальное построение бизнес-процессов Работа как в обычном режиме «1С», так и через веб-интерфейс (1С 8.2) Интеграция с различными конфигурациями от «1С» Возможность внесения изменений, открытый программный код. Общедоступная и пополняемая библиотека бизнес-процессов!

Программа имеет открытый код и не содержит закрытых фрагментов.

Программный продукт «Документооборот Проф» позволяет: Автоматизировать бизнес-процессы предприятия, в том числе: автоматизировать выдачу и контроль заданий сотрудникам, организовать выдачу периодических заданий, получить отчеты о состоянии дел предприятия в разрезе видов бизнес-процессов Автоматизировать работу с документами предприятия, в том числе: автоматизировать регистрацию и учет документов, организовать быстрый поиск и доступ к необходимым документам, создать структурированное хранилище документов и средства ведения архива.

Программа поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей: Быстрый доступ к корпоративным документам с использованием различных группировок и отборов Управление бизнес-процессами с возможностью настройки их видов в визуальном редакторе Обмен корпоративными бизнес-процессами через библиотеку видов бизнес-процессов Создание и поддержание структурированного хранилища документов предприятия Отслеживание сроков действия документов и выполнение регламентных действий по окончании сроков Экспорт данных в программы MS Office и OpenOffice по настраиваемым шаблонам Создание и изменение состава реквизитов для различных видов документов без программирования Автоматическое выполнение регламентированных заданий с указанной периодичностью

Система документооборота так же позволяет:

  • Создавать и использовать разнообразные шаблоны, в том числе шаблоны документов и корпоративных процессов Вести учет и организовывать доступ к архивным документам Использовать в полном объеме возможности платформы «1С:Предприятие 8.2», в том числе работать в режиме управляемых форм в веб-клиенте. Использовать технологию Drag&Drop для перемещения документов в систему Система электронного документооборота (СЭД) использует все возможности новой платформы 1С, все объекты системы документооборота созданы с использованием управляемых форм платформы «1С:Предприятие 8.2».
  • Для справедливости заметим, что альтернативным продуктом является «1С:Документооборот». Программа «1С:Документооборот» так же позволяет вести учет документов и бизнес-процессов. Сравнение с системой «1С:Документооборот» приведено здесь. Мы являемся не только разработчиками собственных продуктов, у нас вы так же можете купить «1С:Документооборот» Подробнее о программе «1С:Документооборот» можно посмотреть здесь.
  • Система электронного документооборота «Документооборот Проф» состоит из следующих подсистем: Подсистема «Актуальные документы» — предназначена для работы с различными корпоративными документами предприятия. Подсистема «Автоматическая обработка» — включает в себя механизмы автоматической обработки (контроль файловых каталогов, выдача периодических заданий сотрудникам и прочее). Выполняется в фоновом режиме сервером или отдельным сеансом «1С:Предприятие 8.2». Подсистема «Корпоративные процессы» — предназначена для создания и управления корпоративными бизнес-процессами, в том числе для настройки матрицы действующих заместителей и ролевой адресации задач. Подсистема «Архив предприятия» — подсистема содержит средства работы с архивом документов, в том числе просмотр, передача и изъятие документов. Подсистема «Отчеты и статистика» — в подсистеме реализован набор отчетов для статистического анализа документов, а так же для контроля работы сотрудников и выполнения ими заданий. Подсистема «Обмен данными» — содержит средства управления обменом данными в распределенной структуре баз данных, а так же механизмы интеграции с другими базами данных посредством технологии DCOM Подсистема «Поиск информации» — в подсистеме реализован полнотекстовый поиска информации, управление списком избранных объектов, а так же механизмы контроля действий пользователей в системе. Подсистема «Администрирование» — предназначена для настройки системы, а так же персональных параметров пользователей. В подсистеме так же находятся средства настройки шаблонов документов и бизнес-процессов. Подсистема «Форум и общение» — подсистема предназначена для организации коллективной работы пользователей, подсистема содержит корпоративный форум, а так же список корпоративных новостей. Кроме того, в подсистеме находится список полезных Интернет-ресурсов и корпоративная база знаний.

Кроме указанных подсистем система документооборота имеет расширенный механизм настройки прав доступа позволяющий создавать профили прав доступа и гибко настраивать права для различных групп пользователей.

Одним из основных преимуществ системы СЭД «Документооборот Проф» является наличие встроенного визуального редактора бизнес-процессов. С помощью визуального редактора бизнес-процессов пользователи могут самостоятельно разрабатывать бизнес-процессы любой сложности.

Система электронного документооборота «Документооборот Проф» может быть использована в предприятиях различных отраслей. Платформа «1С» версии 8.2 позволяет организовывать высокоэффективные базы данных для одновременной работы сотен пользователей. База данных может размещаться и работать на одном из следующих типов серверов: Обычный файловый сервер (для небольших предприятий) MS SQL Server (обычная и express версии) IBM DB2 Server PostgreSQL Oracle Database Server

Возможно развертывание распределенной базы данных 1С, охватывающей несколько серверов предприятия. Поддерживается отказоустойчивая работа с кластерами серверов.

Смотрите еще:

  • Как восстановится после развода Как восстановиться после развода Сразу после развала семьи наступает психологически сложный период. К разводу нужно быть готовым психологически В это время важно понять, как восстановиться после развода, чтобы адекватно пережить потерю и с исцеленной душой наладить […]
  • Что нужно чтобы заказать кадастровую выписку на земельный участок Как получить кадастровую выписку на земельный участок? Кадастровая выписка на земельный участок — что это такое и как ее получить? Этими вопросами рано или поздно задается каждый землевладелец. Ответить на них поможет данная статья. Что такое государственный кадастр […]
  • Форма таможенной декларации на транспортное средство doc Таможенная декларация на транспортное средство Актуально на: 14 сентября 2018 г. Пример заполнения декларации на транспортное средство Мы рассказывали в нашей консультации о видах таможенных деклараций и отмечали, что к ним относится в числе прочих декларация на […]
  • 130 статья ук рф отменили Статья 130 УК РФ «Оскорбление личности» Какая статья за оскорбление личности? Что грозит за совершение такого правонарушения/преступления? Какие изменения были в 2018 году в законодательстве? Какое максимальное наказание за оскорбление личности? Где находится статья […]
  • Как заполнить платежку с ндс Платежное поручение НДС в 2017 году Актуально на: 24 июля 2017 г. Образец платежного поручения по НДС в 2017 году По общему правилу налогоплательщики и налоговые агенты по НДС производят уплату налога за истекший квартал равными долями не позднее 25-го числа каждого […]
  • Куда обратится для приватизации жилья Куда обращаться в первую очередь для приватизации квартиры Важно знать куда обращаться по поводу приватизации квартиры ведь процесс достаточно сложный. Этот год нам готовит, кроме всего прочего, и окончание программы бесплатной приватизации. Всем, кто не успел […]
  • Суд иваново развод Суд иваново развод Судебный участок №1 Ленинского судебного района г.Иваново Аппарат мирового судьи Мировой судья Улыбин Александр Сергеевич Телефон: (4932) 23-19-08 График работы Рабочие дни Понедельник-пятница: 8:30-17:30 Суббота, воскресенье График […]
  • Материнский капитал за рождение 3 ребенка в 2017 году Правила получения материнского капитала за третьего ребенка С рождением третьего малыша материальный аспект – настоящее испытание для семейного бюджета. Так что финансовая поддержка от государства всегда кстати. Программа материнского капитала является значимым […]