Возмещение затрат учредителю

Возмещение расходов учредителю на создание ООО

Доброго Всем дня!

Прошу Вашей помощи в решении вопроса:
Организация создает ООО, где владеет 50% УК.
В течение 1 кв.2012 г. она несет расходы относящиеся к новой компании, в частности пошлина на регистрацию, нотариальные услуги, а также оплачивает иные расходы от своего имени, но связанные с непосредственной деятельность новой компании.
Во втором квартале новой компанией принято решение о возмещении учредителю в полном объеме этих расходов.
ВОПРОС: возникает-ли у учредителя налогооблагаемый доход при возмещении указанных расходов.

Спасибо за сотрудничество!

Цитата (Натали Ланс): Доброго Всем дня!

Прошу Вашей помощи в решении вопроса:
Организация создает ООО, где владеет 50% УК.
В течение 1 кв.2012 г. она несет расходы относящиеся к новой компании, в частности пошлина на регистрацию, нотариальные услуги, а также оплачивает иные расходы от своего имени, но связанные с непосредственной деятельность новой компании.
Во втором квартале новой компанией принято решение о возмещении учредителю в полном объеме этих расходов.
ВОПРОС: возникает-ли у учредителя налогооблагаемый доход при возмещении указанных расходов.

Спасибо за сотрудничество!

В то время как внесение имущества или имущественных прав в уставный капитал урегулировано достаточно подробно, расходы, понесенные до создания нового юридического лица, имеющие отношение к государственной регистрации нового юридического лица, имеют не столь понятный статус. С «юридической» точки зрения, их вряд ли можно считать частью уставного капитала, поскольку это не имущество и не имущественные права, а с «экономической» точки зрения эти расходы вряд ли можно считать возмещаемыми, поскольку они понесены до создания юридического лица и не имеют отношения к его деятельности. В то же время такие расходы вполне обоснованы, поскольку направлены на получение доходов в будущем за счет распределения доходов ООО. Также необходимо отметить, что в ПБУ 14/2007 прямо указано, что нематериальными активами не являются расходы, связанные с образованием юридического лица (организационные расходы).

Если же говорить о практических вопросах налогообложения в описанной Вами ситуации, возмещение учредителю расходов на учреждение ООО является безвозмездной передачей имущества, которая признается (или не признается) доходом у учредителя в зависимости от того, какая доля в ООО принадлежит учредителю: если БОЛЕЕ 50% — то не облагается на основании пп. 11 п.1 ст. 251 НК РФ, если ровно 50% или меньше, то облагается.

Вы упомянули также «иные расходы». Возможно, Вы имели в виду, например, аренду офиса для новой компании. Если эти расходы были понесены до даты регистрации ООО, в отношении таких расходов представляется возможным применять такой же порядок налогообложения, как изложено выше. Если эти расходы были понесены в период, когда ООО уже было зарегистрировано (внесена запись в ЕГРЮЛ), то одним из вариантов решения вопроса является заключение агентского договора или заключение соглашения о возмещении расходов, в таком случае учредитель является, по сути, агентом, которому поручено купить товары и услуги от своего имени, и полученное возмещение не является доходом учредителя, а понесенные расходы не признаются в целях налога на прибыль. В таком случае у ООО расходы признаются в обычном порядке, поскольку это расходы, относящиеся к периоду, когда ООО уже было создано, ООО их оплатило (пусть и не сразу), при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Необходимо также отметить, что иногда расходы на регистрацию указываются в в учредительном договоре как составная часть вклада в уставный капитал (это, возможно, не соответствует закону об ООО, однако, этот вопрос в данном случае не рассматривается). В первичных документах в таком случае не следует указывать «возмещение расходов на регистрацию ООО», поскольку это означало бы возврат части вклада в уставный капитал без каких-либо оснований.

Командировка учредителя

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть в командировку можно отправить только работника организации. Это подтверждается и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В нем сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Из вопроса следует, что учредитель в трудовых отношениях с организацией не состоит. Поэтому считать его поездку командировкой нельзя, и затраты учредителя на эту поездку командировочными расходами не являются. В такой ситуации получается, что учредитель поехал с сотрудником по собственной инициативе. А значит, все затраты, которые он понес на эту поездку, являются его личными расходами. Соответственно, компания не сможет учесть возмещение таких затрат в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Ведь в расходы включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные самой организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Так как компания оплачивает за учредителя его собственные расходы, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ). Страховыми взносами сумму возмещения облагать не нужно, поскольку такая выплата осуществляется вне рамок трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Не будет она облагаться и взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № ­125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ).

Все расчеты с учредителем нужно отражать в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Использовать для этих целей счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя. Ведь подотчетным лицом может быть только работник (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.

Вместе с сотрудником в командировку отправился учредитель организации, не состоящий в ее штате. По возвращении из поездки для возмещения понесенных расходов учредитель представил документы, из которых следует, что сумма его затрат на поездку составила 10 000 руб. Организация приняла решение возместить ему эти расходы.

В бухгалтерском учете такое возмещение будет отражаться следующими проводками:

Дебет 91 Кредит 76

— 10 000 руб. — задолженность компании по возмещению затрат учредителю;

Дебет 99 Кредит 68.3

— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) — сформировано постоянное налоговое обязательство (ПНО);

Дебет 76 Кредит 68.1

— 1300 руб. — из суммы возмещения затрат удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

— 8700 руб. — сумма возмещения затрат за минусом удержанного НДФЛ выдана на руки учредителю;

Дебет 68.1 Кредит 51

— 1300 руб. — удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Чтобы у организации была возможность учесть суммы возмещения затрат учредителя на поездку в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, а у учредителя эти суммы не облагались НДФЛ, с ним можно заключить срочный трудовой договор.

Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор может заключаться на время выполнения временных (до двух месяцев) работ. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы (ст. 79 ТК РФ). Конституционный суд РФ в Определении от 15.05.2007 № 378-О-П указал, что минимальную продолжительность срочного трудового до­говора законодательство не регламентирует. Таким образом, компания вправе заключить с учредителем срочный трудовой договор на выполнение работ по поиску потенциальных контрагентов в городе N и направить его туда в командировку.

В этом случае компания с полным правом учтет расходы на поездку учредителя как обычные командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом суммы возмещения командировочных расходов не будут облагаться ни НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

По возвращении из командировки и предоставлении отчета с результатом работ срочный трудовой договор с учредителем будет завершен.

Обратите внимание, что во время действия трудового договора учредитель будет получать зарплату (средний заработок за время нахождения в командировке). Эти суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это — не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник а ст. 166 ТК РФ . Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни к п. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П .

Придайте нужную форму поездкам учредителей, и сможете спокойно списать расходы на них за счет фирмы

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

  • потребуют удержать с этих сумм НДФЛ п. 1 ст. 210, ст. 211 НК РФ . А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года — сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать нало г п. 5 ст. 226 НК РФ ;
  • исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн о п. 16 ст. 270, п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ ;
  • не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор у п. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) .

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки — это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени и статьи 133, 133.1 ТК РФ . Так что если трудовой договор будет, к примеру, на 1/10 ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне 1/10 МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более 1/10 месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения — выполнение временных рабо т статьи 58, 59 ТК РФ .

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем гражданско-правовой договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

  • возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк у ч. 2 ст. 709, ст. 783, ч. 2 ст. 975 ГК РФ . На суммы возмещения не нужно начислять ни НДФЛ ст. 41 НК РФ; Письма ФНС от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 , ни страховые взнос ы подп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ . Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам и п. 1 ст. 252 НК РФ . А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
  • сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано: 2011, № 13, с. 68

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

  • договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
  • договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить НДФЛ ст. 209, п. 1 ст. 210, пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ и страховые взносы (кроме взносов в ФСС) подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ , зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

  • крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци и п. 1 ст. 46 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее — Закон № 14-ФЗ); пп. 1— 3 ст. 79 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее — Закон № 208-ФЗ) ).

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци й п. 1 ст. 78 Закона № 208-ФЗ ; п. 1 ст. 46 Закона № 14-ФЗ ;

Если поездка организована ради сделки, которая возможна только с разрешения учредителей, расходы учесть проще

  • сделки с заинтересованность ю ст. 45 Закона № 14-ФЗ ; ст. 83 Закона № 208-ФЗ ;
  • любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени я п. 7 ст. 46 Закона № 14-ФЗ .

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра т ст. 252 НК РФ . Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

  • внереализационные расходы, перечень которых открыты й ст. 265 НК РФ ;
  • расходы на управление в составе прочи х подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье — как внереализационные расходы на проведение общих собрани й подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ .

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.

Возмещение учредителю расходов, связанных с приобретением медицинских товаров

Добрый день, коллеги!

Подскажите, пжл, каким образом отразить возмещение расходов учредителю, связанные с покупкой мед.товаров?
Учредитель не является сотрудником компании.

Добрый день!
Пока активисты либо штатные эксперты форума не ответили на Ваш вопрос, посмотрите материалы, которые автоматически были найдены по теме Вашего вопроса. Возможно, они окажутся полезными для Вас. После просмотра материалов ответьте, пожалуйста, на вопрос, помогла ли вам эта информация. Если информация помогла, нажмите «Да». Если ссылки не пригодились, нажмите «Нет».

Я, честно говоря, не припомню каких-либо законных оснований для возмещения учредителю покупку медицинских товаров.

Поэтому это просто обычная выплата стороннему физическому лицу.
Дт 91 — Кт 76 — на сумму «возмещения»
Дт 76 — Кт 68 — удержание НДФЛ
Дт 76 — Кт 50 — выплата за минусом НДФЛ

И не забудьте включить эту выплату в 6-НДФЛ и подать на него 2-НДФЛ по окончании года.

Расходы учредителя при расчете налога на прибыль

Порой учредитель компании тратит свои личные деньги на встречах в целях развития бизнеса. Он просит возместить ему данные затраты. Как правильно учитывать эти расходы в налоговом и бухгалтерском учете организации?

Бухгалтеру при квалификации хозяйственной операции, связанной с оплатой расходов учредителей, приходится сталкиваться с трудностями. Они возникают из противоречий, содержащихся в нормах российского законодательства. Еще одна причина — нечеткие определения экономического и правового содержания фактов хозяйственной жизни, а также особого статуса учредителей как собственников компании. О том, как правильно оформлять и принимать к учету расходы учредителя, узнаете в статье.

Кто такой учредитель?

Постараемся понять, кто такой учредитель и какие у него права в отношении распоряжения финансовыми средствами организации.

Сразу отметим, что будем вести речь о коммерческих организациях, основная цель которых — получение прибыли.

Часто среди предпринимателей складывается мнение, что учредитель является собственником бизнеса. Именно учредителям организация обязана своим существованием, так как они вложили свои средства и силы в ее создание.

Однако российское законодательство определяет, что имущество собственников обособлено от имущества организации, ими созданной.

Учредитель (участник) юридического лица не отвечает по обязательствам юридического лица, а юридическое лицо не отвечает по обязательствам учредителя (участника)*(1).

Учредителю принадлежит доля (акции) в уставном капитале общества, а не имущество самой организации. Обязательства учредителей ограничиваются их долей в уставном капитале и необходимостью участвовать в управлении организацией. Распоряжаться имуществом общества учредитель не вправе.

Федеральными законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью определены обязанности учредителей*(2). Среди них выделим следующие: необходимость внесения вклада в уставный капитал, участие в общем руководстве и управлении деятельностью коммерческой организации, создании совета директоров.

Учредители могут входить в состав совета директоров, а могут не являться членами постоянного руководящего органа общества.

Принадлежность учредителя к совету директоров — существенный момент в квалификации его расходов при налогообложении прибыли.

Выплаты учредителям и Налоговый кодекс

Расходы и выплаты, касающиеся учредителей, регулируются следующими нормами Налогового кодекса:

– подп. 49 п. 1 ст. 264 – другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (в некоторых случаях финансовое ведомство позволяет признавать расходы по этому пункту);

– п. 2 ст. 264 – в состав представительских расходов, относящихся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, включаются затраты участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;

– подп. 16 п. 1 ст. 265 – к внереализационным расходам относятся затраты на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков), в частности: аренду помещений, подготовку и рассылку необходимой для проведения собраний информации и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания;

– п. 21 ст. 270 – к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся затраты на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);

— п. 48.8 ст. 270 — к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся суммы вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров.

Ситуаций, в которых в налоговом учете признают расходы учредителей, немного. Существенное ограничение в отношении признания таких расходов — пункт 48.8 статьи 270 Налогового кодекса, который буквально вычеркивает все выплаты в пользу членов совета директоров из расчета налога на прибыль.

Официальная позиция Минфина России следующая: отношения членов совета директоров и организаций не относятся ни к гражданско-правовым, ни к трудовым отношениям, если не заключаются соответствующие договоры*(3).

Ссылаясь на письмо финансового ведомства, считаем необходимым пояснить следующую ситуацию. В письме рассматривается конкретный эпизод выплаты вознаграждения членам совета директоров. Это позволяет предполагать, что расходы, не касающиеся поощрительных выплат, к выводам письма не относятся. Однако словосочетание «иных выплат» буквально означает все выплаты в пользу членов совета директоров.

Во избежание налоговых рисков по налогу на прибыль, все выплаты членам совета директоров налогоплательщику следует квалифицировать как расходы, не учитываемые при налогообложении. Если с членом совета директоров не заключен трудовой договор или договор ГПХ, то все компенсации расходов этим лицам не учитываются при расчете налога на прибыль (расходы на поездки, оплата гостиниц, представительские расходы и др.).

Расходы учредителя в отдельных случаях

Рассмотрим самые распространенные ситуации, когда учредитель действует в интересах компании:

1) участие в организационных мероприятиях по управлению хозяйственным обществом, предусмотренных уставом;

2) выполнение определенных функций работников компании;

3) представление интересов компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Отметим, что личные потребности учредителей в их собственных интересах могут оплачиваться компанией, но только в пределах положенных им дивидендов или по согласованию с другими участниками общества. Такая ситуация иногда встречается в практике, но не должна носить регулярный характер. Иначе компания станет убыточной, а это не служит основной цели создания коммерческой организации – извлечению прибыли. Такие расходы однозначно не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Рассмотрим первую ситуацию, когда учредителю необходимо прибыть на общее собрание учредителей в дочернюю компанию.

Учредитель может находиться в одном месте с дочерней компанией, а может проживать в другом городе или другой стране. При этом он может иметь трудовой договор с ней, а может и не состоять в ее штате.

Если учредитель проживает в месте нахождения дочерней компании, то он не нуждается в расходах на поездку. Если же он находится в другом городе или стране, нужно организовать поездку (покупка билетов, оформление визы, проживание, питание и др.).

Разберемся, можно ли такую поездку считать командировкой?

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы*(4). При этом в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем*(5).

Нередко материнская компания направляет своего представителя на собрание учредителей дочерней компании, издав приказ о командировке. Так возникают командировочные расходы. Такие расходы могут быть приняты головной организацией в налоговом учете, так как они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Ведь средства, вложенные в уставный капитал дочерней компании, являются финансовыми вложениями и должны принести дивиденды.

Обратите внимание: если дочерняя компания имеет трудовой договор с учредителем, то она поездку такого работника может квалифицировать как служебную командировку. Расходы по такой командировке лучше учесть по статье «Прочие расходы, связанные с производством и реализацией».

В случае же если между учредителем и дочерней компанией трудовой договор не оформлен, то данная поездка не является служебной командировкой. Поэтому расходы учредителя на проезд до места, где проводится собрание учредителей дочерней компании, нельзя учесть по статье «Командировочные расходы»*(6).

Письмо Минфина России от 16 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/759

Есть мнение, что такие расходы на поездки учредителей могут быть учтены в качестве представительских расходов. Альтернативная идея в том, что перечень представительских расходов должен быть закрытым, не подлежащим расширенному толкованию. Поэтому организация самостоятельно должна принять решение о признании таких расходов в налоговом учете, оценив все возможные риски.

Признание расходов на поездки учредителей (оплата пассажирских билетов, трансфера, гостиниц, визы, питания, транспортного обеспечения и др.) спорное. Это расходы самих учредителей, так как они обязаны и заинтересованы участвовать в управлении дочерней компании, но дочерняя компания обязана привлекать учредителей. Эти отношения должны регулироваться уставом.

На наш взгляд, затраты на организацию поездки учредителей в налоговом учете можно отнести к другим расходам, связанным с производством и (или) реализацией*(7). При этом цель поездки должна быть предусмотрена уставом и присутствие учредителя обязательно для решения вопросов компании. Например, назначение генерального директора, аудитора, ревизора, утверждение годового отчета и другие необходимые в деятельности компании мероприятия. Эти расходы не нормируются налоговым законодательством. Однако для компании будет полезным составить смету или бюджет мероприятия, согласовать этот документ со всеми учредителями и утвердить его у генерального директора.

Дочерняя компания может взять на себя инициативу и самостоятельно оплатить часть расходов по организации поездки и проживания учредителей на основании договоров с транспортными агентствами и гостиницами по безналичному расчету. Тогда подтверждающие документы предоставят соответствующие контрагенты через ответственных лиц компании.

Если цель мероприятия, на которое прибыл учредитель, не оговорена в уставе, организации будет сложно доказать экономическую обоснованность расходов на поездку учредителя. Ведь все функции текущей деятельности компании должны обеспечиваться штатными работниками. Скорее всего, оплату такой поездки налоговики рассмотрят не как расход компании, а как доход физического лица. При возникновении похожей ситуации организации предпочтительно предоставить сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ.

Буфетное обслуживание (фуршет), завтрак, обед, транспорт для доставки учредителей до места проведения собрания, оплата услуг переводчиков во время представительского мероприятия признается расходом в целях налогообложения.

Однако если проведенные мероприятия, например, ужин в ресторане, не носят официального характера или же отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли*(8).

Для подтверждения представительских расходов рекомендуем издать приказ о проведении мероприятия, утвердить смету расходов и назначить ответственное лицо. Последнему необходимо представить отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие расходы.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Рассмотрим вторую ситуацию, когда учредители выполняют определенные функции работников компании.

Если с учредителем заключен трудовой договор, то расходы по его заработной плате или командировкам в обычном порядке принимаются при расчете налога на прибыль.

Если учредитель не является работником компании, то его участие в текущей деятельности компании должно быть регламентировано договором подряда, возмездного оказания услуг или иным договором гражданско-правового характера (ГПХ).

Расходы учредителя на командировки или представительские расходы оговариваются в условиях договора ГПХ и возмещаются ему на основании заявления при условии, что к последнему приложены соответствующие подтверждающие документы.

По договору ГПХ учредителю должно быть назначено вознаграждение, которое учитывается в расходах. Выбор статьи расхода зависит от предмета договора.

При этом вознаграждения за выполнение трудовых функций или обязательств по договору ГПХ должны быть четко разграничены от вознаграждения за выполнение обязанности члена совета директоров. Так как расходы в виде сумм вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров, не учитываются в целях налогообложения прибыли*(9).

Рассмотрим ситуацию, когда учредитель представляет интересы компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Обстоятельства ситуации очень похожи на предыдущие отношения учредителя и дочерней компании. Если учредитель действует в интересах компании, это означает, что он выполняет конкретные функции. Порой учредитель не желает заключать какой-либо договор с дочерней компанией.

В случае если учредителю выплачивается вознаграждение без оформления трудового договора, то его сумма не учитывается в расходах*(10). Если вознаграждение не выплачивается, то деятельность учредителя в пользу компании может быть квалифицирована как безвозмездное оказание услуг, что влечет возникновение внереализационного дохода при налогообложении прибыли.

Расходы учредителя в представительских целях принимаются в налоговом учете, если они документально подтверждены и направлены на получение доходов. Это могут быть переговоры с поставщиками или покупателями, представителями органов власти. Цель переговоров с представителями органов власти должна быть связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании, состав расходов и их сумма — разумными в пределах практики делового оборота: вода, кофе, чай, печенье и т.д. Никакие сувениры, подарки не входят в перечень представительских расходов.

Важно с осторожностью квалифицировать выплаты, компенсирующие расходы учредителей, если они являются членами совета директоров. Буквальное прочтение пункта 48.8 статьи 270 Налогового кодекса не позволяет признавать в целях налогообложения какие-либо выплаты членам совета директоров.

Зачастую при осуществлении деятельности учредителей в интересах компании появляется необходимость использовать служебный транспорт.

В данном случае расходы на поездку до места проведения собрания можно учесть в составе представительских расходов. При этом расходы на поездку должны быть подтверждены путевым листом, а цель поездки связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании.

Подведем итоги и представим наши выводы в виде таблицы.

Обоснование расходов учредителя в налоговом учете

Смотрите еще:

  • Декларация по енвд для ип 2012 ИП зарегистрировал ЕНВД 10.09.2012. Нужно ли подавать декларацию по ЕНВД за 3 квартал!? ИП зарегистрировал ЕНВД 10.09.2012. А что значит зарегистрировал ЕНВД?? Встали на учет как плательщик ЕНВД?? Тогда декларацию подавать нужно. Если вы зарегистрировали ИП в сентябре […]
  • Российская газета уголовный кодекс рф Федеральный закон от 23 апреля 2018 г. N 111-ФЗ "О внесении изменений в Уголовный кодекс Российской Федерации" Документ является поправкой к Комментарии Российской Газеты Принят Государственной Думой 10 апреля 2018 года Одобрен Советом Федерации 18 апреля 2018 […]
  • Денежное довольствие работников фсин Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 23 апреля 2018 г. N 348 “О внесении изменения в Порядок обеспечения денежным довольствием сотрудников уголовно-исполнительной системы, утвержденный приказом ФСИН России от 27 мая 2013 г. N 269 "Об утверждении Порядка […]
  • Как проверить выручку по ндс и прибыли Проверка деклараций по НДС и налогу на прибыль ФНС России регулярно приводит контрольные соотношения к налоговым декларациям. Причем ранее налоговая служба делала это с пометкой для служебного пользования. Теперь данные соотношения выложены в открытом доступе 1 . О […]
  • Социальный налоговый вычет на ребенка в 2012 Налоговые вычеты на детей Что изменилось в порядке предоставления стандартных налоговых вычетов на детей? Каковы условия получения социального налогового вычета в сумме, уплаченной налогоплательщиком-родителем за обучение своих детей? О том, какие разъяснения по […]
  • Как подать в суд на ип услуги Как подать в суд если неизвестен адрес ответчика? Добрый день! Написала в суд исковое на защиту прав потребителя на ИП "нарушение сроков и некачественное изготовление мебели", адвокат сказал, что необходим адрес фактического проживания ответчика. Могу ли я просить суд […]
  • Исковое заявление долг по оплате коммунальных услуг Исковое заявление долг по оплате коммунальных услуг Мировому судье участка № 78 САО г. Омска 644033,г. Омск, ул. 1 Затонская, 24 Истец: Жилищно-строительный кооператив "Р" г. Омск, ул. . Ответчики: А. А., проживающий: г. Омск, ул. . д. . кв. . Н. А., проживающая: г. […]
  • Положен имущественный вычет пенсионерам Имущественный вычет пенсионерам Я неработающий пенсионер МВД с августа 2012 года. В июле 2014 года приобрел квартиру. Имею ли я право воспользоваться имущественным налоговым вычетом? В ст. 220 НК РФ сказано … У налогоплательщиков, получающих пенсии в соответствии с […]